Planear una demo call: las mejores plantillas de WhatsApp para enviar a sus clientes potenciales

Una demostración de tu producto es imprescindible a día de hoy, sobre todo cuando hablamos del sector tecnológico. Además de mencionar las características y explicar el funcionamiento, la impresión que tenga un cliente será diferente al ver por sí mismo cómo es el funcionamiento, en vivo. La percepción cambia porque hay un producto tangible y no hay que imaginar qué tal es. Así se pueden medir los tiempos de respuesta, ver la interfaz, entender la organización de la arquitectura del producto, etc.

También hay otros beneficios: además de vender el producto al cliente, su feedback es importante para corregir posibles fallos o mejorar la experiencia futura.

Son evidentes las ventajas de que un potencial cliente acceda a probar una demo en una llamada con un agente. Pero la parte difícil es precisamente conseguir los clientes que acepten hacerlo. Hay los que prefieren revisar la demo solos, y puede que no den el feedback o que cuando lo hagan sea incompleto; y una mayoría no se interesan por la demo.

Es un reto considerable concretar una cita en vivo. Para lo cual, la mejor estrategia es una comunicación asertiva. La herramienta a emplear es una plantilla WhatsApp para agendar una llamada que prepares previamente, para que evites fallos y gasto innecesario de trabajo. Si las haces correctamente, se las puedes enviar a varios potenciales clientes. Y si evalúas escenarios suficientes, tendrás a la mano una plantilla para cada caso común que se presenten, como recordatorios, rechazos, programación de la cita, etc.

Recomendaciones para hacer una buena plantilla WhatsApp para agendar una llamada

Antes de armar cualquier plantilla, hay antes pasos que deberás hacer para que tengas una base que te permita hacerlas con coherencia. Estos son algunos consejos:

Evaluar al prospecto o cliente potencial

Debes tener un perfil de tu potencial cliente. Las llamadas previas son muy importante para entender los intereses que tiene y cuáles son sus necesidades. Además, cuando vayas a enviar plantilla vía WhatsApp para agendar una llamada, ésta debería darse con una persona responsable de tomar decisiones, quien sea influyente en la empresa, no solo alguien que dé su feedback.

Después, lo que queda es personalizar el demo para mostrárselo al cliente potencial. Por ejemplo, desactiva todas las funciones que no le corresponderían usar si se crea un usuario bajo un tipo de usuario u otro.

Ajusta el tono del mensaje

Ten muy en cuenta que el mensaje de la plantilla será para el demo, no para vender el producto. No des detalles técnicos innecesarios, sino solo aquellos que sean suficientes como para explicarse después por sí mismo durante el demo.

Claro, no omitas información relevante ni dejes tan vacío el contenido de la plantilla de WhatsApp para agendar una llamada porque el potencial cliente se puede sentir desorientado o sin ánimos de responder. Que sea suficiente, pero sin agobiar.

Lo que debe tener una plantilla enviada por WhatsApp para agendar una llamada

Las interrogantes que debe responder tu mensaje plantilla son las siguientes:

a) ¿Por qué la demostración deberá ser en compañía del agente?

b) ¿Qué tiene esta demo que destaca sobre lo que ofrecen otras empresas de la competencia?

c) ¿Cuáles son las ventajas de probar la demo?

d) ¿Cuánto tiempo debería demorar la prueba de la demo?

La coherencia en el mensaje es muy importante. Todas estas preguntas deben estar resueltas antes de que el cliente se las haga, para que no haya confusiones. Tiene que haber seguridad en cuanto a lo que se busca con y de la demo, sin presionar.

Algunos ejemplos sobre cómo escribir una plantilla vía WhatsApp para agendar una llamada

La creación de buenas plantillas te ahorrará mucho trabajo. Por eso deberían responder al objetivo que tienes según el fin de la plantilla, sin importar qué tipo de empresa contactes.

Plantilla para agendar una cita para la llamada de prueba

El objetivo para esta plantilla es darle la oportunidad a tu potencial cliente de concertar una cita, acorde a su disponibilidad. La otra finalidad es presentar tu empresa, hacer ver que entiendes las necesidades de tu cliente, y cómo probar el demo lo puede ayudar.

Entonces, lo que tendrás que hacer es dar opciones horarias, hacer una breve presentación y ofrecer soluciones. Ejemplo:

“Hola, [nombre del cliente]

Mi nombre es [nombre del agente] de parte de [empresa]. Gracias por contactarnos e interesarse por nuestro producto. Estoy atento para responder todas las dudas que le puedan surgir sobre nosotros.

¿Podemos concertar una cita para tener una reunión breve y así conversar sobre sus inquietudes? Los días [días disponibles] trabajamos de [horario de atención]. Puede volver a contactar con nosotros cuando tenga disponibilidad para que hablemos de sus necesidades y cómo podemos ayudarlo a [la propuesta de valor de la empresa].

Estamos atentos a su respuesta. Que tenga buen día”.

Plantilla para agendar la prueba demo con clientes más difíciles

Algunos clientes requerirán datos más técnicos y será más reacios a dar una respuesta sin antes tener información. Es importante que sepas distinguirlos antes de contactarlos. La investigación previa será de ayuda para ello. Aquí tienes un ejemplo de cómo hacer una plantilla que contemple que la información que este cliente requerirá se la darás cuando se reúnan: 

“Hola, [nombre del cliente]

Mi nombre es [nombre del agente] de parte de [empresa]. Gracias por contactarnos e interesarse por nuestro producto. Puedo enviarle la documentación detallada den nuestro producto, pero le podemos ofrecer una demostración rápida de lo que tenemos para ofrecerle, en una reunión de 20 minutos aproximadamente. Si está interesado, contactaré con [agente experto], quien tiene mucha experiencia trabajando con nosotros y solventando las dudas de nuestros clientes, para que se comunique con usted. Gracias a su trabajo, hemos podido llegar a soluciones, como [ejemplo de lo que ofrece tu empresa], con [ejemplos de empresas que hayan sido casos de éxito con tu producto.

Tenemos estos horarios disponibles; siéntase libre de concertar una cita en el momento que se acomode a sus necesidades:

[horarios].

Estamos atentos a su respuesta. Que tenga buen día”.

Consejos sobre cómo hacer una buena plantilla WhatsApp para agendar una llamada adecuada

Ya tienes ejemplos de plantillas, según sea el tipo de cliente. La cuestión es cómo adecuarlas a tu empresa y cómo hacerlas efectivas. Estos son algunos tips que te pueden interesar:

El tiempo y momento adecuados siempre son importantes

La hora que elijas para enviar el mensaje con una plantilla vía WhatsApp para agendar una llamada debe ser en horario laboral, preferiblemente temprano para que el cliente tenga tiempo de tomar una decisión. También habla de tu profesional, al respetar el tiempo de los demás.

Los horarios que le ofrezcas deben ser amplios, cuestión de que el cliente pueda escoger con comodidad y conveniencia. Hazlo para que la cita se concrete durante los siguientes 5 días hábiles, cuestión de que haya apremio y que no se enfríe la propuesta, pero que también haya un margen de maniobra.

Haz una demo personalizada

Los detalles hablarán de cuánto cuidas las necesidades de tu cliente. Solo dejar habilitadas las funciones del tipo de uso que le dará a la demo, poner su nombre como user, etc.

Seguimiento

Una plantilla de seguimiento también es buena idea. Después de que tu cliente potencial haya hecho la demo, trata de mantener el contacto para solventar las necesidades que se hayan presentado en la reunión. Por ejemplo:

“Hola, [nombre del cliente]

Le habla [nombre del agente], la persona con la que hizo la demo de [nombre de la demo], de parte de [empresa]. Gracias por habernos dedicado su tiempo. Hemos recibido su feedback y nos gustaría

[caso 1] que uno de nuestros gestores que trabaja en su campo se pusiera en contacto con usted, para determinar las funciones más útiles que podemos ofrecerle.

[caso 2] concertar una segunda cita con usted para hablar de cómo podemos implementar nuestro producto en su empresa.

[caso 3] que viera las nuevas funcionalidades/las correcciones que hemos integrado, gracias a la reunión que tuvimos.

Esperamos darle las soluciones que necesita.

Estamos atentos a su respuesta. Que tenga buen día”.

Consideraciones

No agobies a tu cliente ni cuestiones sus necesidades. Es importante que le des prioridad a sus observaciones para saber cuál es el caso que corresponde al seguimiento que le darás.

El lenguaje siempre debe ser formal y servicial, para generar fiabilidad. Pero también tiene que ser comprensible y fácil de leer.

Siempre investiga antes de contactar. Tienes que entender todas las necesidades que está buscando solucionar tu potencial cliente con tu producto. Y, además, ofrécele soluciones personalizadas.

Cómo enviar la plantilla vía WhatsApp para agendar una llamada

El uso de WhatsApp lo puedes mejorar considerablemente empleando un CRM como Callbell en tu empresa. Así, cualquier agente disponible podrá responder a la conversación. También la comunicación entre estos agentes puede ser eficaz si se dejan notas entre sí que resuma el perfil del cliente.

Otra función que puedes aprovechar es la de las etiquetas. Aquí podrás hacer categorías que determinen el tipo de caso y en qué parte está la relación con el potencial cliente.

Las plantillas de mensajes también las puedes guardar fácilmente guardadas en el CRM y completar los campos a llenar en un momento.