Comment intégrer WhatsApp à Google Sheets pour créer des automatismes

Nous sommes certains que les entreprises et les sociétés d'aujourd'hui (2025) ont recours à WhatsApp pour échanger avec leurs clients, traiter les commandes, les incidents, les problèmes et bien d'autres choses encore.

Pour cela, ils ont essayé d'automatiser les processus afin de rendre la communication plus efficace, plus simple et plus pratique grâce aux chatbots, mais ils se sont heurtés à un problème de taille : il est impossible d'automatiser complètement un processus sans gérer une base de données.

C'est la raison pour laquelle, chez Callbell, nous avons choisi de créer une intégration particulièrement intéressante entre notre chatbot et Google Sheets, afin que votre chatbot puisse aller chercher des données dans Google Sheets, les extraire et les exploiter activement afin d'envoyer, de modifier ou de demander des informations spécifiques aux clients.

Prenez le temps de lire l'article en entier pour mieux comprendre comment procéder et comment intégrer Google Spreadsheets à votre Chatbot avec Callbell.

Qu'est-ce que Google Sheets et à quoi sert-il ?

Google Sheets es básicamente la versión en la nube de Excel, pero de Google. Es una hoja de cálculo online que te permite crear, editar y compartir documentos directamente desde tu navegador, sin tener que instalar ningún programa. En pocas palabras, es una aplicación gratuita de Google para hacer hojas de cálculo.

À quoi ça sert ?

• Organiser les données
• Réaliser des calculs automatiques
• Analyser des informations
• Travailler en équipe
• Automatisations : avec Google Sheets, vous pouvez connecter d'autres applications, créer des flux de travail automatiques (par exemple, l'envoi d'informations par l'intermédiaire du chatbot de Callbell)

Comment intégrer WhatsApp et Google Sheets ?

Pour parvenir à intégrer ces deux plateformes, nous devons impérativement comprendre le fonctionnement de chacune d'entre elles. Avant toute chose, expliquons les notions de variables : les variables sont des valeurs qui peuvent différer selon les utilisateurs, par exemple le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le problème présenté, etc.

Ces variables doivent être configurées au sein du robot pour recueillir les données que les utilisateurs nous envoient et être ensuite insérées dans les feuilles de calcul Google.

Dans un premier temps, créons un robot qui collecte des valeurs simples telles que le nom, l'adresse et l'adresse électronique:

1. Nous commencerons par créer le chatbot dans Callbell.

2. Nous définissons ensuite toutes les variables à utiliser dans la feuille de calcul. Dans le cas présent, le nom, l'adresse et l'adresse électronique, il convient de noter que ces variables doivent être de type chaîne de caractères.


3. Nous allons par la suite créer le premier message qui sera envoyé à l'utilisateur pour lui demander son nom.

4. Ensuite, ajoutons une option d'attente de réponse pour que le chatbot attende que l'utilisateur saisisse son nom.
5. Nous allons ensuite définir une variable logique pour collecter les données que l'utilisateur partage avec nous : Nous sélectionnons la variable que nous avons précédemment créée, appelée nom, et nous décidons de l'action de substitution du texte. Enfin, nous sélectionnons la valeur de la dernière réponse de l'utilisateur, afin que le texte du nom soit remplacé par le nom que l'utilisateur nous a donné.


6. Créer une autre action d'envoi de message: À présent, nous demandons le courriel et répétons le processus ci-dessus, en ajoutant la variable attendre la réponse et la variable ajouter, mais avec la variable courriel.
7. Nous répétons le même processus pour la variable adresse.
8. Pour finir, maintenant que les variables sont définies et que le robot va collecter toutes ces données, nous créons l'action Google Sheets.

9. Après avoir créé l'action Google Sheets : Connectons notre compte Google, puis sélectionnons la feuille où nous voulons placer les valeurs collectionnées, sélectionnons le numéro de la feuille, sélectionnons l'action que nous voulons effectuer, dans ce cas il s'agit d'insérer une ligne, sélectionnons la position, dans ce cas il s'agit de la première ligne vide trouvée.

10. Enfin, ajoutons les valeurs des colonnes : dans ce cas, il y en a 3, nous en ajoutons une pour le nom, une pour l'adresse et une pour le courriel. Toutes ces valeurs sont indiquées avec leurs variables respectives, puis nous cliquons sur enregistrer.

Ainsi, nous aurons préalablement configuré la mise à jour de notre base de données automatiquement pour chaque utilisateur qui nous écrit.

Autres cas d'utilisation ?

Nous disposons de 3 grands scénarios dans lesquels nous pouvons créer des automatismes avec le chatbot Callbell et Google Sheets. Toutefois, gardez à l'esprit que vous pouvez faire bien plus que cela avec un peu de créativité et d'initiative, selon votre entreprise et vos besoins spécifiques.

1. Génération automatique de bases de données

   Pour cette automatisation, le processus est le même que celui que nous avons connu précédemment, il s'agit du même cas d'utilisation, vous devez prendre en compte ces points importants :

   • Dans Google Sheets, il est essentiel de désigner les colonnes que l'on souhaite remplir.
   • Veuillez noter que chaque fois que le chatbot atteint l'option Google Sheets, une nouvelle ligne sera ajoutée à la base de données et le chatbot poursuivra son flux.
   • Il est ainsi possible de fusionner des formules et des variables provenant de Callbell.
2. Chatbot VIP

   Ainsi, le chatbot peut déterminer si le client fait partie d'une liste de clients spécifique et, par conséquent, lui faire suivre un flux différent du flux conventionnel.

3. Cartes-cadeaux pour vos clients

   Ainsi, vous pouvez choisir que le chatbot recherche dans une feuille de calcul Google des données spécifiques, telles que des codes de réduction spéciaux, et les fournisse aux clients.

Qu'est-ce que Callbell ?

Si vous êtes à la recherche d'une solution qui propose à votre entreprise un chatbot complet intégrant de multiples fonctionnalités, y compris la connexion à une base de données et à Google Sheets, vous êtes au bon endroit.

Callbell vous offre la possibilité de gérer les conversations WhatsApp, Telegram, Instagram Direct, Facebook Messenger et Web Chat en un seul endroit. Il rend facile l'identification et l'organisation des discussions, offre une messagerie en vrac, des mesures spécialisées et des chatbots pour automatiser les conversations. Connectez le chatbot à différentes applications telles que Sheets, Calendar, OpenAI et plus encore.

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