Come integrare WhatsApp con Google Sheets creando automatizzazioni

Come sappiamo, al giorno d’oggi (2025), le aziende usano WhatsApp per comunicare quotidianemente con i propri clienti, per gestire gli ordini, i possibili intoppi e in molti altri casi.

Proprio per questo motivo, i team hanno cercato di ideare un modo per automatizzare tutti i processi e rendere ogni interazione più rapida, semplice e pratica, attraverso l’implementazione dei chatbot, imbattendosi però in un grande problema: non è possibile automatizzare senza gestire un database.

Ecco perché, noi di Callbell, abbiamo deciso di creare un’integrazione estremamente utile tra il nostro chatbot e Google Sheets, affinché il tuo bot possa cercare i dati in Google Sheets, estrarli e poi utilizzarli in modo dinamico per inviare, cambiare e richiedere i dettagli ai tuoi clienti.

Ti consigliamo caldamente di continuare a leggere questo articolo così da comprendere tutte le funzionalità di questo incredibile strumento e come applicare i fogli di calcolo di Google al tuo Chatbot utilizzando Callbell.

Che cos’è Google Sheets e perché è importante usarlo?

In poche parole, Google Sheets non è altro che la versione cloud di Excel su Google. Si tratta di un foglio di calcolo totalmente online, che permette all’utente di creare, modificare e condividere documenti direttamente dal browser, senza dover installare programmi. è quindi un’app gratuita per fogli di calcoli su Google.

A cosa serve?

• Organizza i dati
• Effettua i calcoli in maniera automatica
• Analizza le informazioni
• Permette di organizzare lavori di squadra
• Consente le automazioni: con Google Sheets potrai collegare altre app e creare flussi automatici (per esempio, inviando delle informazioni tramite il chatbot di Callbell)

Come puoi integrare WhatsApp con Google Sheets?

Pertanto, per integrare queste due piattaforme, prima di tutto bisogna capirne il funzionamento. Dobbiamo comprendere un dettaglio fondamentale: le variabili. Le variabili sono valori che possono oscillare a seconda dell’utente che le sta utilizzando. Ad esempio, il suo nome, l’indirizzo, l’email, il problema che ci sta presentando, ecc.

È necessario configurare le variabili nel bot affinché possa raccogliere tutti i dati che ci vengono inviati, per poi inserirli in Google Sheets.

Per prima cosa, dobbiamo creare un bot che contenga valori estremamente semplici, come Nome, Indirizzo ed Email:

1. Creiamo quindi il chatbot su Callbell.

2. Successivamente, andiamo a creare le variabili che andremo ad utilizzare nel foglio di calcolo. In questo caso, inseriremo sempre nome, indirizzo ed email, tenendo a mente che queste variabili devono essere di tipo catena.


3. Dopo aver fatto questo, creiamo il primo messaggio da inviare all’utente, in cui gli chiederemo il suo nome.

4. Successivamente, ideiamo l’opzione per aspettare una risposta affinché il chatbot attenda i dettagli richiesti da parte del cliente.
5. Ora, creiamo una logica di variabile per raccogliere i dati che il cliente ci sta fornendo: In questo caso, andremo a selezionare la variabile creata in precedenza, denominata nome e sceglieremo di sostituire il testo. Infine, selezioniamo il valore dell’ultima risposta fornitaci dal cliente, permettendo al testo di essere sostituito con i dati ottenuti.


6. Creiamo ora una nuova azione per inviare il messaggio: Chiedendo l’email e ripetendo il processo fatto prima, potremo aggiungere di attendere la risposta, implementando la variabile dell’email.
7. Ripetiamo lo stesso procedimento per la variabile dell’indirizzo.
8. Fatto tutto questo, avremo finalmente le variabili che ci servono e il bot potrà accorpare tutti i dati ottenuti, permettendoci così di creare un foglio di calcolo su Google Sheets.

9. Dopo aver creato il foglio su Google Sheets: Andiamo a collegare il nostro account Google, selezionando il foglio in cui vogliamo inserire tutte le informazioni raccolte, scegliendo poi il numero del foglio e l’azione da eseguire. In questo caso, sarà Inserisci riga, per poi selezionare la posizione che, sempre nel medesimo caso, sarà la prima riga vuota che riusciremo a trovare.

10. Infine, aggiungiamo i valori delle colonne: nel nostro caso, sono 3, una per il nome, una per l’indirizzo e un’altra per l’email. Tutto dovrà essere collegato alle rispettive variabili. Poi, possiamo cliccare su salva.

In questa maniera, potremo avere tutto il lavoro ordinato e perfettamente configurato, implementando un database per ogni singolo cliente che ci scriverà.

Altri casi d’uso?

Possiamo citare altri 3 casi d’uso in cui è possibile creare delle automazioni con il chatbot di Callbell e Google Sheets. Tuttavia, considera sempre che puoi fare molto di più con un po’ di creatività e iniziativa, adattando il tutto alle tue esigenze personali e aziendali.

1. Creazione automatica del database

   Per avviare questo processo, dovrai eseguire tutto ciò che abbiamo spiegato precedentemente, tenendo a mente questi punti fondamentali:

   • Su Google Sheets è importante nominare tutte le colonne che andremo a riempire.
   • Considera che, ogni volta che il chatbot si collega con Google Sheets, verrà aggiunta una nuova riga al database e il bot continuerà il suo flusso.
   • Sarà possibile unire sia formule che le variabili grazie all’ausilio di Callbell.
2. Chatbot VIP

   In questo caso, il chatbot sarà in grado di rilevare se il cliente appartiene o meno ad una lista speciale di clienti e, conseguentemente, indirizzarla attraverso un flusso differente da quello standard.

3. Gift card per tutti i tuoi clienti

   Puoi decidere se il chatbot debba cercare dei dati specifici, come dei codici sconto ad esempio, in uno dei fogli di calcolo di Google e fornirli direttamente ai tuoi clienti.

Che cos’è Callbell?

Se sei alla ricerca di una soluzione capace di fornire alla tua azienda un chatbot completo che possa integrare diverse funzionalità, tra cui la connessione al database e Google Sheets, allora questo strumento è ciò che fa per te.

Callbell ti permette di gestire tutte le interazioni WhatsApp, Telegram, Instagram Direct, Facebook Messenger e Web Chat in un unico posto. Può semplificare l’identificazione e l’organizzazione di tutte le chat, offrendo messaggistica broadcast, metriche altamente specializzate e chatbot capaci di automatizzare ogni conversazione. Collega il tuo chatbot alle diverse app come Sheets, Calendar, OpenAI e molto altro ancora.

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